Chính sách bảo mật

1. Đơn vị thu thập, quản lý và đầu mối liên hệ

CÔNG TY TNHH PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY HOA MAI (gọi tắt là PCCC Hoa Mai hoặc Hoa Mai) chịu trách nhiệm đối với hoạt động xử lý thông tin khách hàng thuộc phạm vi quản lý của công ty. Mã số doanh nghiệp/MST: 0317916641. Trụ sở: Số 96, Đường số 51, Phường An Hội Tây, Thành phố Hồ Chí Minh.

Email tiếp nhận yêu cầu về thông tin cá nhân: pccchm114@gmail.com. Khách cũng có thể liên hệ số điện thoại công khai trên website hoặc đầu mối phụ trách đơn hàng. Khi gửi yêu cầu, khách vui lòng cho biết website đã sử dụng để Hoa Mai kiểm tra đúng nơi lưu thông tin.

Chính sách áp dụng cho thông tin Hoa Mai tiếp nhận qua pccchoamai.com, pccchm.com, phongchaychuachayhcm.com, pccchoamai.vn và các trao đổi liên quan qua điện thoại, email, Zalo, báo giá, hợp đồng, giao nhận, bảo hành hoặc khiếu nại. Chính sách không có nghĩa dữ liệu được tự động đồng bộ giữa bốn website.

2. Những thông tin được tiếp nhận

Tùy yêu cầu thực tế, Hoa Mai tiếp nhận phần thông tin cần thiết trong các nhóm sau; không phải mọi khách đều phải cung cấp đầy đủ tất cả các nhóm:

  • Thông tin liên hệ: họ tên người mua hoặc người liên hệ, số điện thoại, email, tên đơn vị và nội dung cần tư vấn.
  • Thông tin báo giá, đặt hàng và giao nhận: sản phẩm, model, số lượng, quy cách tủ đặt làm, địa chỉ giao, tên và số điện thoại người nhận, thời gian nhận hàng và nội dung hai bên xác nhận.
  • Thông tin hóa đơn, thanh toán và hoàn tiền: tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, email nhận hóa đơn, thông tin giao dịch và tài khoản cần thiết để đối chiếu hoặc hoàn tiền. Hoa Mai không yêu cầu mật khẩu ngân hàng, mã PIN hoặc mã OTP.
  • Thông tin hậu mãi: dữ liệu tra cứu đơn, model/seri thiết bị, mô tả lỗi, ảnh/video, vận đơn, nội dung khiếu nại và phương án xử lý. Khách nên che hoặc cắt bỏ người, giấy tờ và thông tin không liên quan trước khi gửi ảnh/video.
  • Thông tin tài khoản nếu khách sử dụng chức năng này: thông tin đăng ký và dữ liệu cần thiết để xác thực, hỗ trợ tài khoản. Khách không gửi mật khẩu cho nhân viên tư vấn.

Nhật ký truy cập, địa chỉ IP, loại trình duyệt/thiết bị và cookie chỉ được xử lý theo chức năng thực tế được triển khai, mục đích được thông báo và căn cứ pháp luật phù hợp.

Khách không cần gửi căn cước, dữ liệu sức khỏe, hồ sơ cá nhân hoặc bản vẽ chi tiết không liên quan đến yêu cầu mua hàng. Trường hợp cần tài liệu đặc thù, Hoa Mai giải thích lý do và phạm vi cần cung cấp. Khách chỉ cung cấp thông tin của người nhận/người liên hệ khác khi có quyền cung cấp hợp pháp.

3. Mục đích sử dụng và căn cứ xử lý

  • Liên hệ lại, làm rõ nhu cầu, tư vấn sản phẩm phù hợp và lập báo giá theo yêu cầu của khách.
  • Xác nhận, thực hiện đơn hàng; phối hợp giao nhận; đối chiếu thanh toán; xuất hóa đơn, xử lý hoàn tiền và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế.
  • Kiểm tra lỗi, tiếp nhận đổi trả, bảo hành, giải quyết phản ánh và lưu căn cứ về nội dung hai bên đã thống nhất.
  • Duy trì tài khoản hoặc chức năng website mà khách sử dụng; ngăn chặn truy cập trái phép, giao dịch giả mạo và xử lý sự cố trong phạm vi cần thiết.

Với hoạt động cần sự đồng ý, Hoa Mai thông báo loại thông tin, mục đích, bên xử lý và quyền của khách trước khi xin xác nhận bằng cách rõ ràng, có thể kiểm chứng. Việc im lặng, chỉ truy cập website hoặc đọc chính sách không được xem là đồng ý.

Trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu xử lý mà không cần sự đồng ý, Hoa Mai chỉ thực hiện trong đúng phạm vi và điều kiện được phép. Việc gửi thông tin để hỏi hàng không được dùng làm căn cứ mặc định cho mọi mục đích khác.

Thông tin phục vụ quảng cáo, gửi ưu đãi hoặc tiếp thị lại, nếu được triển khai, phải có thông báo và lựa chọn đồng ý riêng phù hợp pháp luật. Khách có thể từ chối hoặc dừng nhận; việc từ chối tiếp thị không làm mất quyền mua hàng, bảo hành hoặc khiếu nại. Các thông báo cần thiết để thực hiện đơn hàng được phân biệt với quảng cáo.

4. Những bên có thể tiếp cận thông tin

Thông tin chỉ được cung cấp trong phạm vi cần thiết cho công việc, có căn cứ xử lý hợp pháp và biện pháp bảo vệ phù hợp. Tùy giao dịch, các bên liên quan có thể gồm:

  • Nhân sự được Hoa Mai giao phụ trách tư vấn, bán hàng, kế toán, giao nhận, bảo hành, khiếu nại và quản lý hệ thống; quyền tiếp cận giới hạn theo công việc.
  • Đơn vị vận chuyển được thống nhất cho đơn hàng, như Viettel Post hoặc chành xe: tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ/điểm nhận, kiện hàng và khoản cần thu nếu có; không mặc định nhận toàn bộ lịch sử mua hàng của khách.
  • Ngân hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn/kế toán được sử dụng cho giao dịch: thông tin cần thiết để thanh toán, đối chiếu, hoàn tiền, lập hóa đơn và lưu chứng từ.
  • Nhà sản xuất hoặc đơn vị xử lý bảo hành: thông tin về thiết bị, lỗi và chứng từ cần xác minh. Hoa Mai ưu tiên cung cấp thông tin đã che phần không cần thiết; thông tin liên hệ cá nhân chỉ được chuyển khi cần và có căn cứ hợp pháp.
  • Đơn vị cung cấp hạ tầng website, lưu trữ, email và dịch vụ kỹ thuật được Hoa Mai sử dụng: dữ liệu cần thiết cho việc vận hành hoặc hỗ trợ theo phạm vi được giao và nghĩa vụ bảo mật. Không mặc định mọi bên làm web đều được xem, sao chép hoặc sử dụng dữ liệu khách hàng.
  • Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc khi pháp luật quy định.

Hoa Mai không mua bán thông tin cá nhân của khách và không cho phép đối tác sử dụng dữ liệu được giao để tự quảng cáo, bán lại hoặc thực hiện mục đích riêng trái pháp luật.

Khi trao đổi qua Gmail, Zalo hoặc dịch vụ bên ngoài, thông tin còn được xử lý bởi đơn vị cung cấp nền tảng theo điều kiện và chính sách của họ. Hoa Mai vẫn chịu trách nhiệm đối với phần xử lý do mình quyết định hoặc thực hiện; không chuyển toàn bộ trách nhiệm cho nền tảng.

Nếu việc sử dụng dịch vụ làm phát sinh chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, Hoa Mai phải xác định luồng dữ liệu, thông báo các nội dung cần thiết và thực hiện nghĩa vụ áp dụng trước khi triển khai.

5. Thời gian lưu thông tin

Thông tin hỏi hàng/tư vấn chưa phát sinh giao dịch: lưu tối đa 12 tháng kể từ lần trao đổi cuối để theo dõi yêu cầu; kết thúc sớm hơn nếu mục đích đã hoàn thành và không còn căn cứ lưu hợp pháp. Nếu phát sinh đơn hàng, phần liên quan được quản lý theo hồ sơ giao dịch.

Thông tin đơn hàng, giao nhận và hậu mãi: lưu trong thời gian cần thiết để thực hiện đơn, bảo hành và giải quyết vụ việc liên quan. Chứng từ kế toán, hóa đơn và hồ sơ phải lưu theo luật được giữ theo đúng loại hồ sơ và thời hạn pháp luật yêu cầu; không áp dụng một thời hạn chung cho mọi dữ liệu.

Thông tin tài khoản: lưu trong thời gian tài khoản được duy trì. Khi khách yêu cầu đóng tài khoản, phần không còn cần thiết được xóa hoặc khử nhận dạng; chứng từ giao dịch và dữ liệu có nghĩa vụ lưu riêng được tách xử lý theo căn cứ tương ứng.

Nhật ký kỹ thuật thông thường: thời hạn lưu tối đa 90 ngày, trừ phần cần giữ để điều tra sự cố, giải quyết tranh chấp hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp luật. Thời hạn cookie và dữ liệu của công cụ bên ngoài phải được thông báo theo từng công cụ thực tế.

Thông tin dùng cho tiếp thị trên cơ sở đồng ý: ngừng sử dụng khi khách rút lại sự đồng ý hoặc khi mục đích đã kết thúc. Chỉ giữ phần tối thiểu cần thiết để ghi nhận yêu cầu không nhận tiếp thị hoặc chứng minh việc tuân thủ theo căn cứ hợp pháp.

Khi hết mục đích và thời hạn lưu, Hoa Mai xóa, hủy hoặc khử nhận dạng phù hợp. Bản sao lưu không được dùng để tiếp thị hoặc khôi phục hoạt động xử lý đã chấm dứt; phần dữ liệu hết hạn được loại khỏi bản sao lưu theo chu kỳ quản lý đã xác định.

6. Quyền của khách và cách gửi yêu cầu

Theo điều kiện pháp luật áp dụng, khách có quyền được biết việc xử lý; đồng ý, từ chối hoặc rút lại sự đồng ý; xem và chỉnh sửa; yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu. Khách có quyền khiếu nại, yêu cầu bảo vệ và yêu cầu bồi thường theo quy định khi quyền lợi bị xâm phạm.

Khách gửi email đến pccchm114@gmail.com, nêu thông tin cần xử lý, website đã sử dụng, số điện thoại/email đã liên hệ và mã đơn nếu liên quan. Khách có thể gọi đầu mối trên website để được hướng dẫn gửi yêu cầu. Nếu có chức năng tài khoản cho phép sửa trực tiếp, khách có thể dùng chức năng đó hoặc nhờ Hoa Mai hỗ trợ.

Hoa Mai xác minh ở mức cần thiết để tránh cung cấp dữ liệu cho người khác; không yêu cầu khách gửi thêm giấy tờ không liên quan. Sau khi tiếp nhận, Hoa Mai thực hiện theo thời hạn pháp luật áp dụng và thông báo cách xử lý; nếu chưa đủ căn cứ xác minh hoặc có phần chưa thể đáp ứng thì giải thích rõ lý do.

Rút lại sự đồng ý không làm mất tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó. Nếu việc rút lại làm Hoa Mai không còn thông tin cần thiết để thực hiện một yêu cầu đang xử lý, công ty giải thích ảnh hưởng và trao đổi phương án với khách; không dùng điều này để ép khách đồng ý tiếp thị.

Yêu cầu xóa không đồng nghĩa mọi hóa đơn, chứng từ hoặc hồ sơ tranh chấp phải bị xóa ngay khi pháp luật còn yêu cầu lưu. Hoa Mai giải thích phần phải giữ, mục đích và căn cứ; phần không còn cần thiết được xử lý riêng. Khiếu nại về dữ liệu có thể gửi theo kênh trên hoặc tới cơ quan có thẩm quyền.

7. Cookie và các công cụ bên ngoài

Cookie là dữ liệu nhỏ được lưu trên trình duyệt. Tùy chức năng đang hoạt động, website có thể cần cookie để duy trì phiên truy cập, đăng nhập, giỏ hàng hoặc lựa chọn của khách. Khách có thể quản lý cookie trong trình duyệt; việc tắt cookie cần thiết có thể khiến một số chức năng không hoạt động đầy đủ.

Nếu triển khai công cụ thống kê, quảng cáo, tiếp thị lại hoặc nội dung nhúng có xử lý dữ liệu cá nhân, Hoa Mai công khai công cụ, mục đích, dữ liệu liên quan, bên tiếp nhận, thời hạn lưu và lựa chọn của khách. Công cụ cần sự đồng ý chỉ được kích hoạt sau khi có sự đồng ý hợp lệ; lựa chọn từ chối hoặc rút lại phải sử dụng được.

Việc tiếp tục xem website không thay thế cho sự đồng ý riêng khi pháp luật yêu cầu.

8. Bảo vệ thông tin và xử lý sự cố

Hoa Mai có trách nhiệm áp dụng biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp: giới hạn quyền tiếp cận, quản lý tài khoản, bảo vệ thiết bị/hệ thống, kiểm soát việc bàn giao dữ liệu và yêu cầu bảo mật đối với người được giao xử lý. Không công bố hoặc chia sẻ toàn bộ hồ sơ khách hàng cho người không có nhiệm vụ.

Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ nào bảo đảm tuyệt đối trong mọi tình huống. Nếu phát hiện dấu hiệu thông tin bị sử dụng sai, khách vui lòng báo ngay qua email hoặc số điện thoại chính thức để Hoa Mai kiểm tra, ngăn chặn và hướng dẫn phối hợp.

Khi xảy ra vi phạm về dữ liệu, Hoa Mai có trách nhiệm hạn chế ảnh hưởng, xác minh, khắc phục và thực hiện việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, người bị ảnh hưởng theo trường hợp và thời hạn pháp luật yêu cầu. Quy định này không loại trừ trách nhiệm của Hoa Mai khi có lỗi.

9. Cập nhật chính sách

Hoa Mai công khai ngày áp dụng khi ban hành hoặc sửa chính sách. Nếu thay đổi mục đích, phạm vi hoặc bên xử lý, công ty thông báo và thực hiện thủ tục cần thiết; không dùng bản sửa mới để mặc định mở rộng sự đồng ý của khách đối với dữ liệu đã thu thập.

Nếu cần giải thích hoặc phản ánh về chính sách, khách liên hệ pccchm114@gmail.com hoặc trụ sở Hoa Mai tại Số 96, Đường số 51, Phường An Hội Tây, Thành phố Hồ Chí Minh.